Software voor het MKB

Techniek op de schaal van een kmo

Geen eigen IT-afdeling en geen projecten van een jaar. Wij pakken eerst het proces aan dat u het meeste kost en bouwen van daaruit verder.

Bespreek uw bedrijf Bekijk ons werk

Het probleem is zelden techniek

De meeste mkb-bedrijven die bij ons komen hebben geen softwareprobleem. Zij hebben een tijdprobleem: iemand is de halve week bezig gegevens over te typen tussen het facturatiepakket, een spreadsheet en de mailbox, en niemand kan met zekerheid zeggen wat een bepaalde klant of dienst heeft opgeleverd.

Dat los je niet op door nog een tool te kopen. Dat los je op door te zien waar informatie tussen wal en schip valt, en vervolgens te koppelen wat er al is of te vervangen wat niet meer voldoet.

Wat anders is dan bij een groot bedrijf is de aanpak, niet de kwaliteit. Een kmo kan niet zes maanden stilstaan wachtend op een systeem. Zij moet eerst het duurste probleem oplossen, tegen evenredige kosten, en rendement zien voordat de volgende stap wordt gezet.

Waar de kosten meestal zitten

Handmatige processen en spreadsheets

Een spreadsheet is uitstekend om mee te beginnen en dramatisch om mee te groeien. Zodra meerdere mensen hetzelfde bestand bewerken, versies per mail rondgaan en niemand weet welke geldt, zijn de kosten geen tijd meer maar fouten.

Een spreadsheet vervangen door een systeem gaat niet over techniek. Het gaat over één versie van de waarheid, met vastlegging van wie wat wanneer wijzigde.

Eén informatiebron
Meerdere mensen tegelijk
Wijzigingshistorie
Controles die fouten bij invoer tegenhouden

Tools die niet met elkaar praten

Vaak houdt een kmo de facturatie in het ene pakket, klanten in het andere, de agenda in een derde en de echte cijfers in een spreadsheet ernaast. Elke ontbrekende koppeling is terugkerend handwerk.

Vaak is de goedkoopste oplossing geen nieuwe software: het is goed koppelen wat er al is en minder licenties betalen.

Facturatie, CRM en agenda gekoppeld
Einde aan het overtypen van gegevens
Minder licenties voor hetzelfde probleem
Consistente informatie tussen systemen

Administratief werk automatiseren

Documenten opmaken, betalingen herinneren, maandcijfers klaarzetten, afspraken bevestigen, dezelfde registratie op twee plekken bijwerken: voorspelbaar werk dat gekwalificeerde mensen opslokt.

Automatiseren betekent niet ontslaan. In een kmo betekent het vrijwel altijd de mensen die er al zijn vrijmaken voor werk dat meer oplevert.

Automatisch opmaken van documenten
Herinneringen voor betaling en verlenging
Periodieke rapportage zonder handwerk
Bevestigingen en berichten aan klanten

Klantbeheer en rapportage

Weten hoeveel actieve klanten u heeft, wat elk van hen waard is en waar elk dossier staat, is de basis om iets te beslissen. In veel kmo's bestaat die informatie wel, maar verspreid.

Die samenbrengen levert doorgaans het snelste rendement, omdat het de kwaliteit van beslissingen verandert en niet alleen de efficiëntie.

Klantdossier met volledige historie
Status van dossiers en aanvragen
Cijfers die zichzelf bijwerken
Toegang passend bij elke functie

AI voor het MKB

AI is bereikbaar voor een kmo, maar zelden via de route die de reclame suggereert. Wat werkt zijn afgebakende toepassingen: gegevens uit leveranciersfacturen halen, terugkerende vragen beantwoorden vanuit de eigen documentatie, conceptantwoorden voorbereiden.

De gebruikelijke fout is beginnen bij de techniek. Zonder eerst een duur proces te benoemen voegt AI kosten toe in plaats van waarde.

Gegevens uit facturen en documenten halen
Antwoorden op veelgestelde vragen
Conceptantwoorden aan klanten
Afgebakende gevallen met meetbaar rendement

Waar te beginnen

De juiste volgorde bespaart geld. Dit zijn de signalen waarmee wij de eerste stap bepalen.

U bent er klaar voor wanneer

U de taak kunt benoemen die wekelijks de meeste tijd kost
Het proces is uitgekristalliseerd en niet maandelijks verandert
Er iemand in het bedrijf tijd voor het project heeft
De informatie al bestaat, ook al is die verspreid
De verbetering met één eenvoudig cijfer te meten is

Beter wachten wanneer

U nog bepaalt hoe u wilt werken
Het probleem organisatie of scholing is, geen gereedschap
Het team verandert en het proces met hem
Het budget de bouw dekt maar het onderhoud niet

Hoe wij met kmo's werken

Korte stappen, met zichtbare waarde in elke stap.

01
Eerste gesprek
Wij begrijpen het bedrijf en waar het schuurt. Zonder verplichting en zonder algemeen verkooppraatje.
02
Diagnose
Wij brengen de duurste processen in kaart en stellen voor waar te beginnen — inclusief de mogelijkheid dat dat niet bij ons is.
03
Eerste stap
Wij lossen één concreet probleem op in korte tijd, zodat er rendement is vóór een grotere verbintenis.
04
Doorgroeien
Met de eerste stap in bedrijf gaan wij naar de volgende, in het tempo dat het bedrijf aankan.

Passend bij uw omvang

Wij gebruiken volwassen technologie en beheerde diensten, zodat een kmo geen eigen IT-afdeling nodig heeft om het systeem draaiend te houden.

Systemen

WebapplicatiesKoppelingenAutomatisering

Beheer

Beheerde hostingBack-upsBeveiligingsupdates

Begeleiding

Training van het teamDocumentatieDoorlopende ondersteuning

Voorbeelden per type bedrijf

Situaties die wij vaak tegenkomen in het mkb. Dit zijn illustratieve voorbeelden van het soort werk dat wij doen.

Bedrijven met buitendienst

Onderhouds- en servicebedrijven die moeten plannen, werk ter plaatse vastleggen en factureren zonder dat alles via papier loopt.

Beheer van een klantenportefeuille

Kantoren en adviesbureaus met dossiers per klant, die de status van elk dossier willen weten zonder het aan een collega te vragen.

Handel en distributie

Webshop, voorraad en facturatie koppelen zodat één verkoop niet drie handmatige invoeren vergt.

Afsprakengedreven bedrijven

Bedrijven die van afspraken leven en tijd en omzet verliezen aan bevestigingen, no-shows en verzettingen.

Veelgestelde vragen

Kan een klein bedrijf maatwerk betalen?

Dat hangt af van de scope, en daarom beginnen wij niet met een volledig platform. Eén goed afgebakend proces oplossen is een heel andere investering dan de hele bedrijfsvoering vervangen. Als de waarde het niet rechtvaardigt zeggen wij dat, en wijzen wij op standaardsoftware wanneer dat het betere antwoord is.

Wij hebben geen IT'er. Is dat een probleem?

Nee. De meeste kmo's waarmee wij werken hebben die ook niet. Wij gebruiken beheerde diensten en verzorgen hosting, back-ups en updates, zodat er geen interne technische kennis nodig is om het systeem draaiend te houden.

Moeten wij onze manier van werken aanpassen?

Er verandert altijd iets, maar het doel is het omgekeerde: het systeem volgt uw proces. Waar wij wel een verandering adviseren, leggen wij uit waarom — meestal omdat die stap alleen bestaat om een beperking van het oude gereedschap te omzeilen.

Hoe snel zien wij resultaat?

Wij mikken erop dat de eerste stap zich in weken terugverdient, niet in maanden. Een voorstel dat pas na een jaar waarde oplevert is waarschijnlijk verkeerd geschaald voor een kmo.

En als wij later van leverancier willen wisselen?

De code en de data zijn van u. Wij dragen de repository en de documentatie over die een ander team nodig heeft om verder te gaan. Wij bouwen geen afhankelijkheden in om vertrek te bemoeilijken.

Verwante diensten

Diensten die vaak deel uitmaken van hetzelfde traject.

Welke taak kost u de meeste tijd?

Vertel ons welke. U krijgt een beeld van hoe die opgelost zou kunnen worden en wat dat zou kosten — ook als het antwoord is dat het de moeite niet loont.

Neem contact op Bekijk alle diensten