Software de Gestão para Empresas de Energia Solar em Portugal

O setor solar em Portugal cresceu mais depressa do que a gestão das empresas que o fazem. Nos últimos anos apareceram centenas de instaladores de autoconsumo, muitos deles com meia dúzia de técnicos e uma carteira cheia, e quase todos gerem o negócio como uma oficina há vinte anos: um Excel para os orçamentos, o WhatsApp para falar com os clientes, e a cabeça do dono para saber em que ponto está cada obra. Funciona enquanto são cinco instalações por mês. Aos vinte, começa a cair pelas fendas.

E as fendas custam dinheiro real. Um orçamento que demora três dias a sair e o cliente já assinou com outro. Uma UPAC registada na DGEG que fica esquecida sem monitorização. Um cliente em garantia que liga e ninguém encontra o número de série do inversor que foi instalado há dois anos. Cada uma destas falhas é margem que se perde num negócio onde a concorrência é feroz e o preço do painel já não é o diferencial. O software existe para tapar estas fendas, mas "software para energia solar" quer dizer coisas muito diferentes conforme quem vende. Este guia mostra o que precisa mesmo, o que é ruído, e quando compensa deixar o pronto-a-usar e fazer à medida.

O dia a dia que o software tem de aguentar

Uma empresa de instalação fotovoltaica não faz uma coisa, faz uma cadeia. Entra um pedido, faz-se uma visita, sai uma proposta, aprova-se, encomenda-se material, agenda-se a equipa, executa-se a obra, legaliza-se, e depois fica a manutenção durante anos. Cada elo tem informação que o elo seguinte precisa, e é aí que o papel e o Excel falham: a informação não anda sozinha de um sítio para o outro.

O comercial promete uma data que a equipa de obra não consegue cumprir porque não sabe do stock. O técnico chega à instalação sem saber que o cliente tinha pedido um carregador de carro elétrico ao comercial. A faturação sai atrasada porque ninguém avisou que a obra fechou. Nenhuma destas falhas é por falta de competência técnica. É a gestão à volta do trabalho que perde o dinheiro, sempre nos mesmos sítios.

O que um bom software para solar tem de ligar

Esqueça a lista de 60 funcionalidades do folheto. Para um instalador em Portugal, o que interessa é que estas seis coisas estejam ligadas entre si:

• Leads e comercial. Onde entram os pedidos (site, feiras, referências), o seguimento de cada um, e as propostas em aberto. Perder o rasto a um lead quente é a forma mais cara de não vender.
• Orçamentos e propostas. Gerar uma proposta com o dimensionamento, os painéis, o inversor, a estrutura e a estimativa de produção e poupança, em minutos e não em dias. A velocidade da proposta é, muitas vezes, o que fecha o negócio.
• Gestão de obra e agenda. Saber em que fase está cada instalação, que equipa vai lá, e o que falta. Isto é o coração da coisa, e é o que os Excel gerem pior.
• Stock e equipamentos. Painéis, inversores, estruturas, cabos. Saber o que há, o que está reservado para que obra, e o número de série de cada componente instalado. Esse número de série é o que salva a garantia dois anos depois. Ligamos este tema em detalhe no software de gestão de stock e inventário.
• Operação e manutenção (O&M). A parte que dá receita recorrente e que quase toda a gente ignora. Contratos de manutenção, alertas de produção abaixo do esperado, e histórico por instalação. É trabalho de campo puro, e cruza-se com tudo o que dizemos sobre software de assistência técnica e field service.
• Faturação certificada. Em Portugal a fatura tem de sair de software certificado pela AT, com SAF-T e comunicação à Autoridade Tributária. Isto não é opcional e não se resolve com um Excel bonito.

Comprar pronto ou fazer à medida

A tentação é pegar num software genérico de gestão de serviços e adaptar. Às vezes chega, sobretudo no início. Mas o solar tem particularidades que os pacotes genéricos não conhecem: o dimensionamento, a estimativa de produção, os registos na DGEG para o autoconsumo, os contratos de O&M, a monitorização por instalação. Encaixar isto num CRM genérico costuma dar um Frankenstein de campos personalizados que ninguém preenche.

A decisão real não é "pronto contra à medida", é onde é que cada um faz sentido. Um SaaS internacional resolve bem a parte financeira e o CRM básico, e é barato para começar. Mas quando o processo específico do seu negócio (a forma como dimensiona, como gere as equipas, como faz o seguimento pós-venda) é o que o diferencia da concorrência, meter isso num molde de outra pessoa é apagar a vantagem. Escrevemos o raciocínio completo em software à medida ou SaaS para PME, e o lado dos custos em quanto custa software à medida em Portugal.

Sinais de que já precisa de software a sério

Não é uma questão de tamanho, é uma questão de dor. Se reconhece três ou mais destes sinais, o Excel já lhe está a custar mais do que um sistema custaria:

• Perde a conta a quantas propostas tem em aberto e quais vale a pena seguir.
• A equipa de obra liga várias vezes por dia a perguntar moradas, materiais ou detalhes que deviam estar num sítio só.
• As faturas saem dias depois de a obra fechar, ou às vezes nem saem.
• Quando um cliente liga em garantia, ninguém encontra rapidamente o que foi instalado e quando.
• Não sabe, sem fazer contas à mão, qual foi a margem real de cada instalação.
• Os contratos de manutenção existem, mas ninguém os gere de forma sistemática, e a receita recorrente fica em cima da mesa.

Se além disto a frota de carrinhas já é uma dor de cabeça, vale a pena olhar também para software de gestão de frota, porque as deslocações são um custo grande e mal medido neste negócio.

Por onde começar

Não tente digitalizar tudo de uma vez, é a forma mais segura de não digitalizar nada. Escolha o elo que mais dói. Na maioria dos instaladores é a proposta comercial (velocidade e consistência) ou a gestão de obra (saber em que ponto está cada instalação). Resolva um bem, ligado à faturação certificada que já é obrigatória, e só depois avance para o O&M e a monitorização.

E antes de assinar seja com quem for, faça as perguntas certas a quem vende: integra com o meu software de faturação, quem é o dono dos meus dados, e o que acontece se eu quiser sair. Reunimos essas perguntas em como escolher uma empresa de software em Portugal.

Se gere uma empresa de instalação solar e sente que o crescimento está a bater na parede da gestão, conte-nos como trabalha. Ajudamos a perceber o que compensa comprar pronto, o que vale a pena fazer à medida, e por onde começar sem parar a operação.