Software für KMU

Technik im Maßstab eines Mittelständlers

Ohne eigene IT-Abteilung und ohne Jahresprojekte. Wir lösen zuerst den Prozess, der Sie am meisten kostet, und wachsen von dort.

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Das Problem ist selten technischer Natur

Die meisten KMU, die zu uns kommen, haben kein Softwareproblem. Sie haben ein Zeitproblem: Jemand verbringt die halbe Woche damit, Daten zwischen dem Fakturaprogramm, einer Tabelle und dem Postfach zu übertragen, und niemand kann verlässlich sagen, was ein bestimmter Kunde oder eine Leistung tatsächlich eingebracht hat.

Das löst kein weiteres gekauftes Werkzeug. Das löst man, indem man findet, wo Informationen verloren gehen, und dann verbindet, was schon vorhanden ist, oder ersetzt, was nicht mehr taugt.

Anders als bei einem Großunternehmen ist das Vorgehen, nicht die Qualität. Ein KMU kann nicht sechs Monate auf ein System warten. Es muss zuerst das teuerste Problem lösen, mit angemessenem Aufwand, und einen Ertrag sehen, bevor der nächste Schritt kommt.

Wo die Kosten meist liegen

Manuelle Abläufe und Tabellen

Eine Tabelle ist hervorragend zum Anfangen und miserabel zum Wachsen. Sobald mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, Fassungen per E-Mail kursieren und niemand weiß, welche gilt, sind die Kosten keine Zeit mehr, sondern Fehler.

Eine Tabelle durch ein System zu ersetzen ist keine Technikfrage. Es geht um eine einzige verbindliche Fassung — mit Nachweis, wer wann was geändert hat.

Eine einzige Informationsquelle
Mehrere Personen gleichzeitig
Änderungshistorie
Prüfungen, die Fehler bei der Eingabe verhindern

Werkzeuge, die nicht miteinander sprechen

Häufig führt ein KMU die Fakturierung in einem Programm, Kunden in einem zweiten, den Kalender in einem dritten und die echten Zahlen in einer Tabelle daneben. Jede fehlende Verbindung bedeutet wiederkehrende Handarbeit.

Oft ist die günstigste Lösung keine neue Software: Es genügt, das Vorhandene sauber zu verbinden — und weniger Lizenzen zu zahlen.

Fakturierung, CRM und Kalender verbunden
Schluss mit dem erneuten Erfassen
Weniger Lizenzen für dasselbe Problem
Stimmige Informationen über Systeme hinweg

Verwaltungsarbeit automatisieren

Belege erstellen, Zahlungen anmahnen, Monatsauswertungen vorbereiten, Termine bestätigen, denselben Datensatz an zwei Stellen pflegen: vorhersehbare Arbeit, die qualifizierte Menschen bindet.

Automatisieren heißt nicht entlassen. Im Mittelstand heißt es fast immer, die vorhandenen Leute für Arbeit freizustellen, die mehr einbringt.

Automatische Erstellung von Dokumenten
Zahlungs- und Verlängerungserinnerungen
Regelmäßige Auswertungen ohne Handarbeit
Bestätigungen und Hinweise an Kunden

Kundenverwaltung und Auswertungen

Zu wissen, wie viele aktive Kunden es gibt, was jeder wert ist und wo jeder Vorgang steht, ist die Grundlage jeder Entscheidung. In vielen KMU gibt es diese Information — nur verstreut.

Sie zusammenzuführen bringt in der Regel den schnellsten Ertrag, weil es die Qualität der Entscheidungen verändert und nicht nur die Effizienz.

Kundenakte mit vollständiger Historie
Stand von Vorgängen und Anfragen
Kennzahlen, die sich selbst aktualisieren
Zugriff passend zur jeweiligen Rolle

KI für den Mittelstand

KI ist für ein KMU erreichbar, nur selten auf dem Weg, den die Werbung nahelegt. Was funktioniert, sind abgegrenzte Anwendungen: Daten aus Lieferantenrechnungen ziehen, wiederkehrende Fragen aus der eigenen Dokumentation beantworten, Antwortentwürfe vorbereiten.

Der übliche Fehler ist, bei der Technik zu beginnen. Ohne zuvor benannten teuren Prozess erzeugt KI Kosten statt Nutzen.

Datenextraktion aus Rechnungen und Dokumenten
Antworten auf häufige Fragen
Antwortentwürfe für Kunden
Abgegrenzte Fälle mit messbarem Ertrag

Wo anfangen

Die richtige Reihenfolge spart Geld. An diesen Anzeichen entscheiden wir den ersten Schritt.

Sie sind bereit, wenn

Sie die Aufgabe benennen können, die wöchentlich am meisten Zeit frisst
Der Ablauf gefestigt ist und sich nicht monatlich ändert
Jemand im Unternehmen das Vorhaben begleiten kann
Die nötigen Informationen bereits existieren, wenn auch verstreut
Die Verbesserung sich mit einer einfachen Zahl messen lässt

Warten lohnt sich, wenn

Sie noch festlegen, wie Sie arbeiten wollen
Das Problem Organisation oder Schulung ist, kein Werkzeug
Das Team im Wandel ist und der Ablauf sich mitverändert
Das Budget die Erstellung deckt, die Wartung aber nicht

Wie wir mit KMU arbeiten

Kurze Schritte, mit sichtbarem Nutzen in jedem.

01
Erstes Gespräch
Wir verstehen das Geschäft und wo es klemmt. Unverbindlich und ohne allgemeine Verkaufspräsentation.
02
Diagnose
Wir erfassen die teuersten Abläufe und schlagen vor, wo zu beginnen ist — einschließlich der Möglichkeit, dass es nicht mit uns sein sollte.
03
Erster Schritt
Wir lösen ein konkretes Problem in kurzer Zeit, damit ein Ertrag vorliegt, bevor größere Zusagen fallen.
04
Ausbau
Läuft der erste Schritt, gehen wir zum nächsten — in dem Tempo, das das Unternehmen verkraftet.

Angemessen zur Unternehmensgröße

Wir nutzen ausgereifte Technik und betreute Dienste, damit ein KMU keine eigene IT-Abteilung braucht, um das System am Laufen zu halten.

Systeme

WebanwendungenSchnittstellenAutomatisierung

Betrieb

Betreutes HostingBackupsSicherheitsaktualisierungen

Begleitung

Schulung des TeamsDokumentationLaufende Betreuung

Beispiele nach Geschäftsart

Situationen, die uns im Mittelstand häufig begegnen. Die Beispiele sind illustrativ für die Art unserer Arbeit.

Betriebe mit Außendienst

Wartungs- und Servicebetriebe, die planen, Arbeiten vor Ort erfassen und abrechnen müssen, ohne alles über Papier zu führen.

Betreuung eines Kundenstamms

Kanzleien und Beratungen, die Vorgänge je Kunde führen und den Stand jedes Vorgangs kennen wollen, ohne jemanden zu fragen.

Handel und Distribution

Onlineshop, Bestand und Fakturierung verbinden, damit ein Verkauf nicht drei manuelle Erfassungen erfordert.

Terminbasierte Betriebe

Betriebe, die von Terminen leben und Zeit und Umsatz an Bestätigungen, Nichterscheinen und Verlegungen verlieren.

Häufige Fragen

Kann sich ein kleines Unternehmen individuelle Software leisten?

Das hängt vom Umfang ab, weshalb wir nicht mit einer vollständigen Plattform beginnen. Einen klar abgegrenzten Prozess zu lösen, ist eine ganz andere Investition als der Ersatz des gesamten Betriebs. Rechtfertigt der Nutzen es nicht, sagen wir das und verweisen auf Standardsoftware, wo sie die bessere Antwort ist.

Wir haben keine IT-Kraft. Ist das ein Problem?

Nein. Die meisten KMU, mit denen wir arbeiten, haben keine. Wir setzen auf betreute Dienste und kümmern uns um Hosting, Backups und Aktualisierungen, sodass kein internes Fachwissen nötig ist, damit das System weiterläuft.

Müssen wir unsere Arbeitsweise ändern?

Etwas ändert sich immer, doch das Ziel ist das Gegenteil: Das System folgt Ihrem Ablauf. Wo wir eine Änderung empfehlen, begründen wir sie — meist, weil der bestehende Schritt nur existiert, um eine Schwäche des alten Werkzeugs auszugleichen.

Wann sehen wir Ergebnisse?

Wir zielen darauf, dass sich der erste Schritt in Wochen rechnet, nicht in Monaten. Ein Vorschlag, der erst nach einem Jahr Nutzen bringt, ist für ein KMU vermutlich falsch zugeschnitten.

Und wenn wir später den Dienstleister wechseln wollen?

Code und Daten gehören Ihnen. Wir übergeben Repository und Dokumentation, die ein anderes Team zur Fortführung braucht. Wir bauen keine Abhängigkeiten ein, die einen Wechsel erschweren sollen.

Welche Aufgabe kostet Sie die meiste Zeit?

Nennen Sie sie uns. Sie erhalten eine Vorstellung davon, wie sie zu lösen wäre und was das kosten würde — auch wenn die Antwort lautet, dass es sich nicht lohnt.

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